Työn muotoilu – toimivat työnkuvat kaikille

Työn muotoilun tavoitteena on, että jokaisen työntekijän toimenkuva on selkeä ja tarkoituksenmukainen. Tämä lisää sekä työtyytyväisyyttä että työn tehokkuutta.

Video työn muotoilusta Ratko-menetelmällä.

Tehoa, työhyvinvointia ja työllistymistä Ratkolla (pdf)

Työn muotoilun työpajat

Miten tekemistä saadaan järkeistettyä, kun osa töistä tahtoo jäädä jatkuvasti kiireellisempien asioiden jalkoihin? Entä miten toimitaan, jos työntekijän työkyky muuttuu? Ratko-menetelmä tarjoaa ketterän tavan työn organisointiin ja muotoiluun. Sen avulla työyhteisö miettii ohjatusti ja strukturoidusti, miten tehtäviä voidaan järjestää uudella, aikaisempaa mielekkäämmällä tavalla. Kun toimenkuvat selkiytyvät, jokainen työntekijä voi keskittyä ydintehtäväänsä.

Työpajakokonaisuus esimerkki (pdf)

TYÖN MUOTOILUN RATKO-MENETELMÄ — Video työn muotoilusta Ratko-menetelmällä.

Työn muotoilu työn vaativuuden ja kuormittavuuden perusteella

Onko joissakin työtehtävissä keskimääräistä enemmän sairauspoissaoloja tai työstä suoriutumiseen liittyviä haasteita? Voisiko osasyy työnhakijoiden ja osaavien tekijöiden niukkuuteen löytyä turhan korkeista tai kaikenkattavista valintakriteereistä? Työn muotoilun apuna voidaan käyttää myös työn fyysistä ja psykososiaalista vaativuutta ja kuormittavuutta arvioivia menetelmiä.

IMBA ja Melba -arviointimenetelmät (pdf)

Työn muotoilu on kokonaisvaltaista työtehtävien ja työnjaon tarkastelua ja muokkaamista niin työyhteisön, tiimien kuin yksilöidenkin tasolla, tavoitteena lisätä työn mielekkyyttä ja motivaatiota.

Työn muotoilu tukee HR-toimintoja, kuten rekrytointia, perehdytystä ja työntekijöiden kehittämistä, sekä esihenkilötyötä. Samalla se lisää työntekijöiden osallisuutta ja työn imua, mikä edistää sekä tehokkuutta että työhyvinvointia. Työn muotoilun avulla on myös ratkaistu monia työkykyyn liittyviä haasteita työpaikoilla.

Työn muotoilu tehostaa toimintaa vähentämällä päällekkäisyyksiä, nopeuttamalla toimituksia ja tuomalla säästöjä esimerkiksi rekrytointi- ja sairauspoissaolokustannuksissa. Se parantaa työhyvinvointia, lisää työn mielekkyyttä ja mahdollistaa keskittymisen ydintehtäviin, mikä vahvistaa myös työyhteisön yhteistyötä ja avoimuutta.

Vastuullinen ja monimuotoisuutta tukeva lähestymistapa luo kilpailuetua ja vahvistaa työnantajakuvaa, kun taas uudenlainen työn tarkastelu tukee johtamista ja säilyttää tärkeää hiljaista tietoa.

Työhyvinvointi ja mielekkyys:

Työn muotoilu lisää työntekijöiden osallisuutta, helpottaa työtaakkaa ja parantaa työhyvinvointia. Tämä luo työn mielekkyyttä, itsenäisyyttä ja vastuullisuutta ja mahdollistaa keskittymisen ydintehtäviin.

Tehokkuus ja säästöt: Työn sujuvuuden ja päällekkäisyyksien vähentäminen säästää rahaa ja aikaa, parantaa toimitusnopeutta sekä mahdollistaa esim. tilaus- ja asiakasmäärien kasvattamisen. Säästöjä syntyy myös rekrytointi- ja sairauspoissaolokustannusten vähentymisestä.

Kilpailuetu ja vastuullisuus: Työn muotoilu tukee vastuullista ja monimuotoisuutta tukevaa rekrytointia, edistää yritysvastuuta ja parantaa työnantajakuvaa. Tämä tuo kilpailuetua ja auttaa vastaamaan sesonkien ja tilausten vaatimuksiin.

Yhteisöllisyys ja yhteistyö: Työyhteisössä avoimuus ja yhteistyö vahvistuvat, mikä luo positiivista ilmapiiriä ja edistää toisten tehtävien arvostusta. Työnkuvat selkiytyvät, mikä helpottaa perehdytystä ja tukee yhteiskehittämistä.

Johtamisen näkökulma: Työn muotoilu tarjoaa uuden tavan tarkastella työntekijöitä ja tehtäviä, vahvistaa vastuullista johtamista ja säilyttää hiljaista tietoa organisaatiossa.

Työtä voi muokata työuran kaikissa vaiheissa – rekrytoinnista alkaen. Ota suunnitteluun mukaan työntekijöitä, sillä he tuntevat työpaikan kulttuuriin ja tehtävät parhaiten.

Työn muotoilun prosessi alkaa johdon tapaamisella, jossa asetetaan tavoitteet. Tämän jälkeen koko työyhteisö osallistetaan määrittelemään muotoilun tavoitteita ja suunnittelemaan sen toteutusta omassa organisaatiossaan.

Työntekijöiden näkemykset ja toiveet kuullaan, minkä jälkeen työpajaan osallistuvat työntekijät tekevät analyysin työtehtävistään, jolloin mm. perustehtävä selkeytyy. Näin saadaan kokonaiskuva työn rakenteesta.